Diese Datenschutzinformationen betreffen folgenden Sachverhalt:

Die Koblenz-Touristik GmbH (KTG) fertigt selbst oder durch einen externen Fotografen / Videografen Fotos / Videos des Künstlers während / vor / nach dessen Auftritt für die Berichterstattung sowie werbliche Nutzung inkl. Weitergabe an Dritte an.

Grundsätzliches zur Datenverarbeitung:

Die gemachten Bild- und Videoaufnahmen sind, soweit diese den Künstler erkennbar zeigen, personenbezogene Daten.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, die Verarbeitung der Foto-/Videoaufnahmen durch die KTG bei Einschaltung eines internen Fotografens gemäß Artikel 13 DSGVO:

A.    Namen und Kontaktdaten des datenschutzrechtlich Verantwortlichen:

Koblenz-Touristik GmbH, Bahnhofplatz 7, 56068 Koblenz,

Geschäftsführer: Claus Hoffmann
Telefon: 0261/ 30388-0
Fax:      0261 / 30388-11
E-Mail: info@koblenz-touristik.de
Webseite: www.koblenz-touristik.de

B.    Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist wie folgt erreichbar:

c/o Koblenz-Touristik GmbH, s. die Anschrift und die weiteren Kontaktdaten unter A;
E-Mail: dsb-service@3rd-mind.de

C.    Grundsätzliches zu dieser Datenschutzinformation

Artikel 13 DSGVO begründet eine Informationspflicht bei der Erhebung von personenbezogenen Daten, z.B.  bei der Fertigung der Fotos. Diese Information dient der Erfüllung der Pflichten der Verantwortlichen nach Artikel 13 DSGVO.

D.    Einzelne Vorgänge

1.     Erstellung der Foto-/Videoaufnahmen: Erstellung, Auswahl und Bearbeitung der Fotos, Bilddatenbank,

1.1  Beschreibung der Datenverarbeitung, Speicherung, Zweck

Zur Erstellung der Aufnahmen werden digitale Apparate verwendet. Bei der Erstellung der Aufnahmen werden auch das Datum, Uhrzeit, Standort (GPS-Koordinaten des Aufnahmeortes) sowie weitere technische Daten (Brennweite der Kamera, Blitzlichteinsatz etc.) erfasst (nachstehend auch „ergänzende Daten“ genannt). Diese ergänzenden Daten werden für die ansonsten nicht mögliche Zuordnung eines Bildes / Videos, der Auswahl nach technischen Qualitätskriterien, z.B. Auflösung / Pixel o.ä., und die Einstellung und Nutzung innerhalb der Bilddatenbank genutzt.

Ggfs. werden im Rahmen der Fertigung der Bild- und Videoaufnahmen bereits unscharfe oder lediglich der technischen Vorbereitung dienende Aufnahmen durch den Fotografen gelöscht. Nach der Veranstaltung und bei mehrtätigen Veranstaltungen ggfs. auch am Ende jedes Veranstaltungstags werden die digitalen Dateien auf einen vom Verantwortlichen genutzten, in der BRD betriebenen Server kopiert und vom Apparat bzw. der darin enthaltenen Speicherkarte gelöscht. Danach erfolgt eine grobe Vorprüfung der Bilder durch den Fotografen, der unscharfe oder für den Nutzungszweck nicht geeignete Bilddateien löscht, z.B. falscher Bildausschnitt, abgewendete Gesichter, unzureichende Belichtung o.ä..  Die verbleibenden Fotos werden in einer Bilddatenbank gespeichert.

Den Bildern werden ggfs zunächst analog und dann innerhalb der Bilddatenbank eine oder mehrere Eigenschaften und weitere Informationen wie „Veranstaltungsname, Name des Fotografen, Auftrag, Datum der Veranstaltung, Zeitpunkt / Kalenderjahr der Aufnahme, Informationen / Thema der Aufnahme / Tätigkeit“ zugeordnet.

Nach Bedarf erfolgt danach oder vorab eine Bearbeitung aller oder eines Teils der ausgewählten Aufnahme, z.B. anderer Bildausschnitt, Bildkomposition, Kürzung des Videos etc.. Dies kann auch später wegen eines bestimmten Verwendungszwecks erfolgen.

Die Erstellung der Aufnahmen, deren Auswahl und Bearbeitung dient der Vorbereitung und Durchführung der Werbung für die Stadt Koblenz und Dritte, vgl. den abgeschlossenen bzw. als Entwurf übersandten Vertrag. Zu diesem Zweck werden die Bild- und Videoaufnahmen nebst der ergänzenden Daten auf unbestimmte Zeit auf einem in Deutschland betriebenen Servers der Koblenz- Touristik GmbH digital gespeichert bis der Nutzungszweck entfällt. Danach werden die Bilder archiviert und zum Nachweis der vertragsgemäßen Nutzung verwahrt.           

1.2 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

1.3 Mögliche Empfänger der Daten, Speicherdauer, Drittländer, Quellen

Interne Empfänger der Aufnahmen / Dateien und der ergänzenden Daten sind die Marketingabteilung (Buchung, Organisation und Durchführung der Bild- und Videoaufnahmen, Auswahl der Bilder, Bearbeitung der Bilder, Betrieb der Bilddatenbank, Nutzung zur Werbung) und Rechnungswesen (Abrechnung) der Koblenz-Touristik GmbH, soweit diese Daten dort benötigt werden.

Hinsichtlich der Veröffentlichung der Bilder und der Weitergabe an Dritte verweisen wir auf Ziffer 2 dieser Information.

2.     Veröffentlichung der Fotos, Weitergabe an Dritte

2.1 Verwendung und Offenlegung durch die Koblenz-Touristik GmbH

Die Bild- und Videoaufnahmen dienen der Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

• für und durch die Stadt Koblenz sowie
• der Werbung für und durch die weiteren, im Vertrag bzw. Vertragsentwurf genannten Dritten,
• insbesondere für die Bewerbung dieser Veranstaltung, deren Nachberichterstattung, zur Dokumentation, Bewerbung etwaiger Folgeveranstaltungen (z.B. Rückblick auf 2021, Ankündigung des Auftritts des Lizenzgebers auf einer Folgeveranstaltung, z.B. Electronic Wine 2022, ff)). Zweck der Aufnahmen sind außerdem die Visualisierung der Vorzüge der Stadt Koblenz, u.a. für Touristik, Handel & Unternehmen, Wirtschaftsförderung.

Die erstellten Fotos sollen zur Werbung für die Stadt Koblenz, deren Eigenbetriebe, deren Tochtergesellschaften, deren Beteiligungsgesellschaften, für öffentliche Einrichtungen der Stadt Koblenz, für die Generaldirektion Kulturelles Erbe RLP, Skyglide Event Deutschland GmbH (Koblenzer Seilbahn), für das Land Rheinland-Pfalz, die künftige Bundesgartenschau 2029, für Zweckverbände, an denen die Stadt Koblenz beteiligt ist, und zur Bewerbung der Regionen „Rhein / Mosel / Rheinland-Pfalz / Deutschland“ genutzt werden.

Dies umfasst beispielsweise auch die Werbung für Veranstaltungen, die durch die Stadt Koblenz oder Dritte organisiert werden, die Werbung für und durch die Gastronomie, Hotels, Messen, Reiseveranstalter, Nutzung für Merchandisingzwecke

Den Dritten werden daher bei Bedarf Bilddateien in Kopie zur Nutzung zur Verfügung gestellt und gegebenenfalls an deren Dienstleister übermittelt, die bei der Durchführung und/oder Vorbereitung der Werbemaßnahmen beteiligt sind, z.B. Druckereien, Web-Dienstleister, Werbeagenturen etc..

Die Werbemaßnahmen erfolgen teilweise auch im Internet, z.B. auf Webseiten der im vorstehenden Absatz benannten Empfänger, in deren Social Media-Kanälen, auf Webseiten und Social Media Kanälen von weiteren Medien und Dritten (z.B. Zeitungen, TV, Internet-Plattformen), und zwar sowohl im redaktionellen als auch im werblichen Kontext, z.B. Einschaltung von Anzeigen auf Webseiten Dritter, Bannerwerbung oder Ähnliches.

In diesem Zusammenhang ist es möglich, dass die Bilddateien in ein Drittland übermittelt werden, z.B. die USA, soweit ein Dienstleister dort seinen Firmensitz hat oder die Datenspeicherung und Datennutzung auch dort erfolgt. Soweit beispielsweise Anbieter wie Google oder Facebook, USA, involviert sind, verfügen diese derzeit über eine Zertifizierung nach dem sogenannten EU-Privacy Shield, welches eine angemessene Garantie im Sinne des Art. 46 DSGVO darstellt.

2.2       Dokumentation der Vorgänge

Zur Nachverfolgung der rechtmäßigen Nutzung der Bilder durch die weiteren Empfänger erfasst die Koblenz-Touristik GmbH jeweils, welches Bild-/Videoaufnahme bzw. Datei zu welchem Zeitpunkt an welchen Empfänger in welcher Form und mit welchem Verwendungszweck übermittelt wird. Diese Informationen werden auf den IT-Systemen der Koblenz-Touristik GmbH sowie ggfs in einer Papierdokumentation erfasst und auf unbestimmte Zeit zur Rechtsverteidigung gespeichert. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

E.    Ihre Rechte als betroffene Person – Übersicht:

Ihnen stehen folgende Rechte als betroffene Person zu:

-          Das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO

-          Das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO

-          Das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO

-          Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO

-          Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO

-          Das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

-          Das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO